商会管理制度
一、【会员行为守则】
第一条、守礼守信
为深入贯彻“合和共生、守正出新”商会文化主题和“有商才有会、有会才有家”的办会理念，按照“孝义为先、诚实守信、和睦共处”的原则特制定本准则，以规范会员行为、提高会员素质建设和谐共赢的上海邵商大家园。
本准则适用于商会全体会员及秘书处成员。
第二条、守法守则
1、必须遵守国家宪法、法律、法规和政策。
2、诚信为本、恪守孝道、团结友爱、敬业奉献。
3、履行商会章程、敬畏规章制度。
第三条、禁止行为：
公众场合，言语粗俗，影响商会形象；
攻击他人，诋毁人格，伤害感情；
传播谣言，挑拨是非，破坏团结；
不守诚信、欺骗会员；
不执行理事会决议及常年不参加商会活动；
处理办法
一年内不参加商会或分会活动者，由会员部友情提醒，二年不参加一次活动者由会员部劝退，一届不参加一次商会或分会活动的勒令退会并不接受下一届的入会申请。
理事成员每年参加商会或分会活动必须二次以上，不达要求者先由会员部友情提醒，第二年仍没进步者由会员部劝退。
副会长以上成员每年必须参加三次以上商会活动（会长会议四次、可请假一次）。连续三年不达要求者不接受下一届副会长的申请。
对违反商会章程和管理条例的、经友情教育不改者，由会员部向理事会上报材料，由理事大会根据商会管理制度决定处理办法。情节严重并影响商会团结、影响商会社会形象者经理事会表决通过后，可面向全球邵商通报除名。除名文件将报送籍贯所在地的村镇县。
本会任何一个级别的成员劝说退会、自动退会，勒令退会、开除除名者一律不退会费。
第五条、本准则是根据章程纲要起草，报上海市湖南邵阳商会理事大会审议通过后生效。希望全体会员及工作人员细读领会、模范遵守。
二、【晋升制度】
第一条 本会会员分为：基本会员、荣誉会员（名誉会长、专家顾问、荣誉会员）。
第二条 入会条件：
申请加入本会，应当拥护本会章程，有加入本会意愿，并具备下列条件：
1、取得上海市企业工商营业执照或机构登记证书。
2、取得上海市税务登记证书。
3、取得上海市机构代码证书。
入会对象：在上海的湖南邵阳籍法人企业或分支机构、曾在邵阳工作生活过或与商会会员单位有长期合作关系、对邵阳有深厚感情的非邵阳籍法人，经营三年以上，并近三年有税收缴纳良好记录的企业单位。
第三条 入会程序：
自愿入会并提交申请书。
普通会员：老会员推荐→会员部考察→考察报告报理事会审核组→审批后→缴纳会费→秘书处公示并颁发会员证。
理事以上成员入会：推荐考察→会员部考察报告→分管领导审核
→会长团队表决拟任→理事会表决通过→缴纳会费
第四条：等级晋升
（一）入会一年以上的会员，有3名会员或2名理事以上推举且本人申请，理事会审核表决通过，可晋升本会理事。
（二）在会二年以上的理事、获得本会优秀或先进证书者，经二名以上副会长提名且本人申请，会长会议讨论通过可拟任常务理事或副会长，理事会表决后正式晋升。
（三）在会担任二年以上的副会长，获得本会优秀或先进证书者，本人申请，二名常务副会长提名推举，可由本会常务会长会议讨论、拟任常务副会长，会员代表大会表决通过后正式晋升为常务副会长。
（四）、对本会有特殊贡献者，或实力企业家本人申请、会长会议提名拟任，会员代表大会表决通过可直接担任副会长或常务副会长。
第五条 会员必须按届及时缴纳会费，审批后15天会费不到账者视为放弃。会员退会、除名后必须上缴会员证，不退会费。
第六条 会费标准
本会会费标准与缴纳方式由常务理事会决定。第二届会费实行按届统缴、届满实行按比例返回的方式。标准为：
会 长：60万 （不含赞助） 常务副会长：15万
副 会 长：9万 常务 理事：1.8万
理 事：0.9万 会 员：0.3万
三、【秘书处制度】
第一条：秘书处成员结构与条件
拥护党的路线、遵纪守法，热爱商会工作；形象端正、身体健康，有积极向上的工作态度；大专以上学历或有较强的联络沟通能力；接受双休加班、下班服务的工作任务
2、秘书处成员有专职与兼职二部分构成。
3、人员编制：专职人员4人（秘书长、副秘书长、宣传秘书、联络秘书。）
财务出纳采用兼职。
兼职秘书按分会配置：分会秘书长一名、助理或副秘书长共2名。
第二条：专职人员管理
A、参照事业单位，上班时间为周一到周五的9：30—17：30。
B、考虑商会工作时间的特殊性，双休日的加班以年终奖的形式考虑。
C、年休假不能集中休假申请、只能根据商会工作计划分期调休。
2、工作要求：
A、执行会长会、理事会的决议，按时完成主要领导交给的各项工作任务。按照年初审议通过的工作计划推进并圆满完成各项日常工作。
B、职责，主动做好会员的联络走访、企业宣传、会员服务、政策动态信息传播、项目信息考证等服务性工作。
C、商会制度、按工作程序操作与执行各项工作，时刻站在团结、发展、共赢的角度开展商会内部的协调工作。
D、注意商会形象、不得有碍会员团结的言行、不得参与有损商会形象的活动。上班时间严禁搞私人商务活动，特殊情况请假需提前2天申请并报分管领导或会长审批。
E、不经授权不得以商会名义提供担保、证明,不得以商会名义向媒体发表商会信息或参加公众活动。
F、遵守勤俭办会原则，对各项活动的财务开支预算准备、精心策划将每项成本降到最低程度，杜绝铺张浪费。
第三条：兼职人员管理
1、兼职人员必须接受分会领导和商会秘书处的双重领导，其工作开展前后需向分会领导请示、向商会秘书处汇报。
4、人员享有基础会员最基本的同等待遇，劳动付出报酬按商会2013年8月《秘书处管理条例》执行。
第四条：任务与要求
1、会员发展：在符合入会基本条件的情况下，先向商会会员部申请、考核审批后方可通知缴费办理入会手续。入会申请提交前必须向分会会长们汇报。
2、组织活动：根据分会工作计划，组织主题活动。
3、走访企业：组织会员或协助分会领导走访会员企业，为会员提供服务。
4、接受双重领导：分会秘书长应接受商会秘书处与分会会长、副会长的双重领导，严禁在没有分会会长或商会秘书处审核批复的情况下私自发送活动信息与方案。
5、传播正能量：秘书处人员必须站在服务的角度在群里开展互动，挖掘会员或会员企业的亮点、新的动态、进行推送宣传，向商会反馈会员诉求，配合商会做好会员的服务。
第五条、政治待遇
1、秘书长列席商会常务会长会、会长会、会长扩大会议（仅限建议权，无表决权）
2、分会秘书长列席分会工作会议，列席会长扩大会议（仅限建议权，无表决权）
3、参与商会秘书处工作团队的兼职秘书处人员，均为商会在册会员（免交会费），
4、以后在年度评比中，分会工作位居前两名者，由秘书长申请、分会会长提名推荐，分会秘书长晋升理事（免交会费）。
5、晋级后的秘书处成员享受理事的同等权益，有选举权与被选举权，参与对应级别的会议。
6、秘书处工作人员享有报刊、网站上信息刊载的优先权、免费权（但不含会刊杂志信息刊登），在商会大型活动物品采购时、有同质同价的优先权（价高质差一律拒绝）。
四、【会议制度】
为规范本会的各种会议特制定本制度，商会事务的决定和处理分为六个层次：会员大会、理事会（会员代表大会）、会长扩大会、会长会、会长常务会，最后是执行机构秘书处工作会议。
本会的最高权力机构是会员大会，商会正常情况下一年召开一次会员大会。
会员大会的主要任务是：
决定本会的工作方针和工作任务，罢免会长、常务副会长、监事长、副会长、常务理事、理事、监事，罢免均采取无记名投票的方法进行。
审议理事会、监事会的年度工作报告、年度财务预决算方案；对本会变更、解散和清算等事项作出决议； 改变或者撤销理事会不适当的决定； 制订或修改章程、组织机构的选举办法； 决定终止事宜、
决定其他重大事宜。
二、理事会（或会员代表大会）
理事会每半年至少召开一次会议（情况特殊的，也可采用通讯形式召开）。
理事会由会长、常务副会长、副会长、秘书长、常务理事、理事组成，理事会对会员大会负责。理事会会议由会长召集和主持，会长因特殊原因不能履行职务时，由会长委托常务副会长或者秘书长召集和主持。1/3以上理事可以提议召开理事会。
理事会会议的主要任务是：
筹备和召集会员大会、 执行会员大会的决议，并向会员大会报告工作； 决定本会具体的工作业务、制定本会的年度财务预算方案、决算、变更、解散和清算等事项的方案； 制定本会增加或者减少注册资金的方案； 决定本会各内部机构的设置、并领导本会内部各机构开展工作； 决定对会员的处分和除名、 决定本会分支机构主要负责人；根据秘书长提名、决定聘任或者解聘本会办事机构、代表机构主要负责人，决定其报酬事项； 制定本会内部管理制度、 本会章程规定的其他事项。
会员代表大会选举产生领导班子、决定商会重大事宜。
三、会长会议（全年四次）
理事会人数在50人以上时，根据需要可从理事中选举常务理事，会长会拟定至少三个月召开一次会议，情况特殊的也可采用通讯形式召开。
监事会成员可列席理事会会议。
四、秘书处会议
秘书处会议不定期召开，由秘书长主持或分管领导主持。无特殊情况、秘书处专职工作人员每周一召开小会，对上周工作进行总结，对本周的工作进行安排。每年根据工作需要可不定期地组织全体秘书处工作人员会议。
五、会议的组织
1、会议召开日期、地点和应邀列席人员，由会长、秘书长根据会议内容确定，并由秘书处提前五天通知与会人员。
2、会议召开需提前15天发出通知，并提前10天向参会人员发送会议主要内容或需要研究的问题的草案。
3、会议记录、纪要、会议决议必须送商会主要领导审批后印发或邮件发送。
4、由秘书处做好会议所有文字资料的整理归档工作。
5、会议的原始记录，非办公人员不得借阅。
六、会议表决制度
1、秘书处必须通知应到会员本人，如不能到会须说明情况，并表明意见。无故不到会，视为弃权。
2、表决前要充分讨论，坚持少数服从多数的原则。有不同意见可保留，但必须执行通过的决定。
3、会长对紧急事项有处置权，事后须向会长办公会议通报。
五、【决策机制】
（一）民主管理：本会实行“民主管理、集体决策”的管理原则
（二）权利机构：本会最高权力机构为会员大会。
本会的重大事项须经会员大会决定，会员大会闭会期间，由理事会或常务理事会（或会长会）行使会员大会的权力；理事会、闭会期间，由会长办公会议行使会员大会的权力。
（三）大事议决：
1、理事、常务理事、监事的增补、拟任或罢免，由会长会提议，会员大会通过确定。
2、秘书长实行聘任制，人选由理事会表决确定；秘书长的撤换或罢免，由会长会提议，由理事会表决确定；副秘书长人选由秘书长提名，会长办公会议决定。
3、常务副会长、监事长、副会长的增补、撤换或罢免，由会长会提议，会员大会通过确定。
4、商会的顾问、名誉会长、专家委员会委员、荣誉会员由理事成员提名、会长会议通过确认。
（四）事务工作
1、商会的日常工作年初由秘书处广泛征求会员意见、起草工作方案报分管领导修改后，由会长会议审议决定后执行。
2、由上级主管部门（或邵阳政府）或会长们提议临时增加的交流与商务活动、由秘书处按照会长或分管领导的意见起草方案，审阅后提交会长微信群讨论后执行。
（五）修改章程：章程是本会开展工作的依据。修改章程时，由本会秘书处写出报告，交会长办公会议审议，章程修改草案交会员大会表决通过后，报请社团登记机关备案批准后生效。
（六）制度修改：规章制度是确保本会工作正常、有序、持续、健康发展的保障。因形势发展和实际工作需要应当修改时，由秘书处写出草案，交会长会或理事会讨论通过后，方能生效。
六、【财务管理】
为规范商会经费的使用和管理、保护商会的资产安全、维护广大会员的根本利益，根据商会《章程》和《民间非盈利性组织会计制度》等有关规定，结合本会的实际情况制定本制度。
（一）财务机构的设置及管理
商会设会计、出纳各1名（可以兼职），会计、出纳由会长确定，会计负责登记会费等各种收入和其他款项的收缴、检查票据、报告财务收支情况，会计每月向分管领导（常务副会长）与会长报送《银行存款及现金收支表》、《费用明细表》。出纳负责经费支出、办理银行存款和现金收付。
财务人员必须确保会计资料的合法、真实、准确和完整性。
出纳人员必须保管好所有银行原始凭证和备用金，要做到日清月结。每月至少与银行对账一次确保账款相符，防止收支不清和差错的发生，杜绝私自挪用和其他违规行为。
（二）收入管理
本会收入主要来自会员缴纳的会费，在核准的业务范围内开展活动的有偿收入、社会捐赠、利息收入等。
现款缴纳会费的，财务人员在收到会费后应当场开具财务收据，并在24小时内及时存入至商会账户，原则上不得收现金。
（三）支出管理
（1）支出范围
商会的经费使用依据民主理财，取之于会员、用之于会员的原则。按照《上海市邵阳商会章程》规定的业务范围和事业发展使用，主要用于以下几方面：
1、秘书处专职人员的工资、补贴及福利费
2、办公场所租金及管理费、水电费
3、差旅费与友情探视、祝贺等费用
4、资料刊物费、网站维护费用
5、日常办公费
6、会务费（会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会议、秘书处会议以及以商会名义召开的其他会议费用）
7、友好往来活动经费
8、固定资产的购置费用
（2）经费使用审批流程
1、本会经费开支实行年度预算制，每年初由秘书处根据商会上年度预算执行情况和本年度工作需要，向理事会报告年度经费预算。经理事会讨论通过后执行。
2、财务支出坚持“先报告后使用、先审批后支付”的管理原则。流程：出纳员报单——会计审核——秘书长签字——领导审批——出纳付款。
3、本会日常经费的收支由出纳进行管理，商会每月支给出纳10000元备用金。当月10000元备用金未开支完的，转入下个月活动经费中，保证出纳随时有不高于10000元整的备用金。
4、各项费用支出必须有合法的原始凭证，即所有发生的费用均须持有填写完整、清楚的正式票据并注明用途，对手续不全、不符合财务制度的费用支出，一律不予报销。
（四）财务监督
1、商会财务收支自觉接受会员大会、理事会、会长办公会议及监事会的监督。会员可以不定期对财务进行检查，监事会应定期检查商会财务。
2、经监事会检查核对后，商会每半年向会员公布一次经费收支情况，以保障经费收支的透明度。
3、每年年底、由分管会长在年会上向全体会员通报财务运行情况，接受会员的监督与检查，听取会员对经费收支工作的意见和建议。
4、商会财务，按规定接受相关部门的财务审计。
七、【印章管理】
第一条：总 则
1、为维护上海市邵阳商会印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性。避免印章管理出现不规范行为，以有效地维护商会利益特制定本制度。
2、 本制度所指印章包括商会公章、法定代表人私章、财务专用章等具有法律效力的印章。
3、制度适用于商会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、收款凭证及其他须用印章的文本等。
4、印章由商会秘书处统一负责管理和使用。
第二章 ：印章的刻制和启用
1、印章的刻制由需刻印部门负责人根据工作需要提出雕刻印章的申请（因机构变动需刻制新印章时，更换旧印章须凭旧印章原样），报会长批准后，由秘书处负责办理。
2、新印章要做好戳记并留样保存以便备查。
3、印章启用要做好登记，注明启用日期、经办人、发放部门和使用范围和启用印模。
第三条： 印章的领取和保管
1、商会各类印章由秘书长、办公室主任共同管理，不得转借他人。
2、印章专管人员应定期检查印章是否齐全，妥善保管。
3、印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章。印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项并登记备案。
4、因特殊原因需要停用印章的，由会长办公会议决定并由会长签字同意，由秘书处通知相关部门并收回停用的印章切角封存或销毁。
5、印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印。经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员可拒绝用印并报告商会领导处理。
6、 印章签批单作为用印凭据由印章专管员留存，秘书处整理归档。
第四条： 印章的使用
1、商会各类印章实行用印审批登记制度，由商会统一印制“印章签批单”和“用印登记簿”。
2、在法定代表人或其授权人出差期间，用印事项应由印章专管人电话请示法定代表人或其授权人同意后，并在《用印签批单》上做好记录后方可用印。
3、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须经上述程序。
4、印章原则上不允许带出商会，确因工作需要将商会公章、财务专用章等带出使用的，应事先填写“印章签批单”、载明事项。经秘书长批准后由两人以上共同携带使用。
第五条：印章专管人员不得擅自用印，一经发现、严肃处理。
第六条：本制度由理事大会通过执行。
八、【商会专职秘书处成员管理条例】
第一条：结构与条件
一、必备条件：
拥护党的路线、遵纪守法，热爱商会工作；形象端正、身体健康，有积极向上的工作态度；大专以上学历或有较强的联络沟通能力；接受双休加班、下班服务的工作任务
二、专职岗位：
秘书长、副秘书长、宣传部长（或宣传秘书）会员部长（联络秘书）
三、兼职岗位：财务、出纳、分会秘书长、会员部秘书等均采取兼职聘用
第二条：专职人员
一、上班制度：
1、参照事业单位，做五休二，上班时间9：30—17：30。
2、考虑商会工作时间的特殊性，双休日的加班以年终奖的形式考虑。
3、年休假不能集中休假申请、只能根据商会工作计划提前申请、分期调休。
4、严禁迟到早退，超过10分钟按每分钟10元从工资中扣除(因超长加班、公差、外勤等原因者除外）。
5、严守会员个人、会员企业及商会秘密，严禁八卦宣传
6、违规处理。不服从工作安排、每月迟到（含早退）3次或全年累计20次者将做辞退处理，辞退人员立即解聘公示。
二、工作要求：
1、执行决议：严格执行会长会与理事会的决议，按时完成主要领导交给的各项工作任务。按照年初审议通过的工作计划推进并圆满完成各项日常工作。
2、工作任务：会员的联络走访、企业与会员的服务，商会与企业的动态宣传、活动策划与组织，项目与信息的考证等。
3、工作要求：秘书处的各项工作都必须按程序操作与执行，每项工作都必须有操作方案和完成办法，做前请示、落实完成及时汇报。时刻站在团结、发展、共赢的角度协同推进。
4、形象要求：不得有碍会员团结的言行、不得参与有损商会形象的活动。上班时间严禁搞私人商务活动，特殊情况请假需提前2天申请并报分管领导或会长审批。
5、不经授权不得以商会名义提供担保、证明,不得以商会名义向媒体发表商会信息或参加公众活动。
6、遵循勤俭办会原则，对各项活动的财务开支预算准备、精心策划将每项成本降到最低程度，杜绝铺张浪费。
第三条:专职岗位
1、秘书长：
全面负责秘书处日常工作，协助会长制定商会各项管理制度，执行会长会议、理事会的决议及会长的布置的各项工作，组织理事大会、会长会议及会员大会。指导并督促秘书处下的职部与分会秘书处工作。
2、副秘书长
协助秘书长抓好日常工作，指导各部门与专职文秘的工作，负责大小活动的具体策划与宣传报道的审核，会员企业的走访、兄弟商会的交流、人脉与信息资源的整理，代表秘书长参加外事联谊活动。
3、宣传部长（文秘）
主要负责活动策划与组织、文稿撰写、商会与企业动态的公众报道推送、上级宣传部门的对接联系、年检报审，商会档案室资料整理与管理，医疗教育方面的会员服务，配合其它部门（分会、财务、会员部）的工作、兼任出纳。
4、会员部长（文秘）
主要负责会员的联络、走访、发展与服务，会员信息、诉求的收集，大小活动的组织、秘书处的后勤及接待，法律维权对接联系与服务，配合其它部门（分会、财务、宣传部）的工作、兼任后勤采购。
5、财务部长
A、管理成员：出纳、会计、秘书长、监事长、会长组成
B、工作人员：会计外聘兼职，出纳由秘书处文秘兼任。
C、工作要求：财务部必须严格按照商会财务管理制度执行。
